ECでの受注管理とは？エクセル・システムのメリットをご紹介！

受注管理は、ECサイト運営で避けて通れない、物流業務の鍵を握っているといっても過言ではありません。今回は、 ECサイトにおける受注や業務内容、エクセルと受注管理システムそれぞれのメリットやデメリットなどをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください！

ECサイトにおける「受注」とは？

一言に「受注」といっても、ビジネスモデルや業種によって業務内容は異なります。ECサイトにおける受注とは、消費者がECサイトにて購入手続きを確定した時点のことを意味します。

受注管理とは？

受注管理とは、お客様からの注文の受付から出荷が完了するまでに発生する業務全般のことをさします。従来は、受注管理は販売業務における注文の受付業務のみを限定的に意味していました。しかし最近では、出荷完了までと、カバーする業務範囲が広がりつつあり、業務量は増えが増えるとともに、その重要度もさらに高まっています。

ECサイトにおける受注管理業務とは？

ECサイトにおける受注管理の具体的な業務内容としては、注文受付後、「注文内容の確認」「在庫確認」「書類作成（受注伝票）」「出荷指示」などが挙げられます。

また、これらの業務に付随して発生する情報管理も行う必要があります。消費者が購入手続きを行った際に入力した個人情報や商品情報など、抜け漏れなく管理しなければなりません。

ECサイトには、自社ECサイトの他に、モールシステムやカートシステムなどへ出品または出店するケースもあり、多くのEC事業にて、複数の販売チャネルを利用しています。その場合、在庫の管理方法として以下の2つが挙げられます。

1) すべてのチャネルの在庫をまとめて管理
2) 各チャネルごとに分けて在庫をそれぞれ管理

前者の方法で在庫管理を行う場合は、注文を受けたチャネルに加え、すべてのチャネルで在庫引当を行う必要があります。受注後から大幅な時差が生じてしまうと、場合によっては「欠品状態であるのにもかかわらず、注文を受けてしまった…」など、大きなトラブルにつながりかねないため、注意が必要です。

ECサイトにおける受注管理の手段

ECサイトにおける受注管理を行う手段として、「エクセル」「受注管理システム」の2つが挙げられます。それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

Excel（エクセル）

✔︎メリット①誰でも使える

マイクロソフトが提供するエクセルは、ビジネスシーンでは欠かせないツールです。基本的な操作方法は、比較的簡単に習得することができるため、社内で特別な研修等を設定しなくても、容易に導入し、浸透させることができます。

✔︎メリット②コストを抑えられる

前述の通り、ビジネスシーンでは欠かせないツールであることから、ほとんどの企業ですでに導入しているケースがほとんどです。初期費用は、Office ライセンスの購入のみで、その他ランニングコストをかからないため、コストをかけずに利用することができます。

✔︎メリット③外部システムと連携しやすい

エクセルでは、主にデータの入力や管理を行いますが、データの統合や集計など、外部システムとの連携で、効果的に行うことができます。

エクセルとの連携可能なインターフェースをもつシステムが多く存在するため、比較的容易に連携させることができ、業務の質や効率を高めることができます。

✔︎メリット④マクロ機能を用いて自動化できる

エクセルにおけるマクロ機能とは、エクセル上で行った操作を記録し、ワンクリックで作業を自動で行うことのできる機能です。高頻度で行う作業を自動化することで、作業工数や時間を削減することができます。

デメリット

✔︎デメリット①リアルタイムで入力できない

エクセルでのデータ管理はリアルタイムで行うことができないため、タイムラグによって欠品状態で注文を受け付けてしまったり、販売機会を逃してしまったり、などといった事態に陥ることも少なくありません。

受注後「どのタイミングで・誰が入力するのか」について、明確な作業マニュアルを用意し、社内で業務を標準化する必要があります。

✔︎デメリット②同時に複数人で編集できない

受注管理は、複数の担当者が携わるにもかかわらず、エクセルでは複数人が同時に編集でいないというデメリットがあります。また、作成したファイルは、共有フォルダなど、複数人での共同管理が可能ですが、保存作業が抜けてしまうと、データが消えてしまうこともあるので、保存方法や作業フローについても、明確な社内ルールが必要となるでしょう。

✔︎デメリット③入力ミスが発生しやすい

エクセルへの入力は、基本的に手動での作業となります。そのため、ミスが起きやすいという懸念点もあります。対策としては、確認作業を怠らないことが挙げられますが、その他コア業務への支障をきたさない程度、且つミスを摘出できる業務フローを徹底する必要があるでしょう。

✔︎デメリット④互換性が低い

定期的に新しいバージョンがリリースされるエクセルでは、更新が必要となり、それに伴い、それまでに使用していたファイルが正常に機能しないという事態が発生してしまうことも少なくありません。また、自動で履歴管理をすることはできないため、古くなったファイルの保存方法や、新規ファイル作成のタイミングなど、社内ルールを設定する必要があるでしょう。

受注管理システム

メリット
・作業の自動化を行うことができる
・作業工数、時間、人件費、人的ミスの削減ができる
・出荷までのリードタイムを短縮することができる
・複数チャネルのデータを一元管理することができる

デメリット
・導入コスト、ランニングコストがかかる
・自社にあったシステムの選定が難しい

詳しくは以下の記事を参考にしてみてください！

まとめ

いかがでしたでしょうか。EC物流において鍵を握る受注管理業務では、いかに効率的に、正確にそしてスピーディーに行うことができるかなどといった点が重要です。エクセルと受注管理システムのどちらを利用する場合でも、自社の明確なルールを設定し、作業を標準化することが必要となります。ぜひ参考にしてみてください！

・リードタイムが示すのは？短縮方法やメリット・デメリットもご紹介！
・最近注目されているOMS （オーダーマネジメントシステム）とは？メリット、デメリットからよく比較されるEMSやWMSとの違いまでご紹介致します。
・【ECサイト受注業務】MOQ・SPQ・SNPとは？徹底解説！